7 Bước Quan Trọng Nhất Khi Mở Quán Cafe Lần Đầu - 200+ Mẫu Bàn Ghế Cà Phê, Nhà Hàng, Gia Đình Giá Rẻ Tại TP.HCM

Kinh doanh quán cafe không còn là lĩnh vực quá mới, nhưng vẫn là giấc mơ được ấp ủ bởi rất nhiều người trẻ. Tuy nhiên, chỉ những ai có sự chuẩn bị thực sự bài bản mới có thể biến ý tưởng đó thành một quán cafe vận hành hiệu quả, có doanh thu, có khách quen và có khả năng tồn tại bền vững.

Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn từng bước rõ ràng – từ lập kế hoạch ngân sách, chọn mô hình, làm menu, tuyển nhân sự cho đến khai trương và duy trì hoạt động. Tất cả đều dựa trên kinh nghiệm thực tế từ các mô hình đã triển khai.

Bước 1: Xây dựng kế hoạch tài chính – Đừng chỉ ước lượng “khoảng khoảng”

Khi bắt đầu, phần lớn mọi người thường chỉ nghĩ đến tiền thuê mặt bằng và mua sắm máy pha cafe. Nhưng thực tế, ngân sách mở quán gồm rất nhiều khoản mục, và thiếu sót ở bất kỳ phần nào cũng dễ khiến bạn rơi vào tình trạng hụt vốn giữa chừng.

Các danh mục chi phí chính cần chuẩn bị:

Chi phí mặt bằng: Gồm tiền cọc (thường 3–6 tháng), tiền thuê tháng đầu, chi phí sửa sang (sơn, lát sàn, điện – nước, đèn trang trí…).

Chi phí thiết bị – nội thất: Máy pha cafe (từ 30–70 triệu), máy xay, tủ lạnh, bàn ghế, quầy bar, hệ thống POS.

Chi phí nguyên liệu ban đầu: Cafe hạt, trà, sữa, đường, trái cây, topping… (nên chuẩn bị đủ cho 1–2 tuần bán thử).

Chi phí vận hành dự phòng: Tiền lương nhân sự, điện nước, wifi, vật tư tiêu hao, marketing, đăng ký giấy phép.

Lời khuyên: Hãy lập bảng chi tiết toàn bộ chi phí, cộng thêm 10–15% dự phòng phát sinh. Rất nhiều quán bị “kẹt tiền” đúng giai đoạn cần chạy quảng bá hoặc tuyển dụng – vì không có kế hoạch chi tiết ngay từ đầu.

Bước 2: Chọn mô hình quán phù hợp với vị trí và nguồn lực

Không phải mô hình nào đang “hot” cũng phù hợp với bạn. Việc đầu tiên là đánh giá vị trí mặt bằng, tệp khách hàng xung quanh và ngân sách để chọn mô hình phù hợp.

Một số mô hình phổ biến:

Cafe ngồi chill – decor đẹp: Dành cho khu đông giới trẻ, gần trường học hoặc phố đông đúc. Đòi hỏi đầu tư cao về không gian.

Hình Ảnh Minh Hoạ : Cafe ngồi chill – decor đẹp

Cafe văn phòng: Phục vụ dân công sở, cần tốc độ nhanh, không gian yên tĩnh, có bàn làm việc.

Cafe take-away: Ít chỗ ngồi, tập trung vào tốc độ – giá cả – tính tiện lợi. Phù hợp khu đông dân, gần ngã tư – ngã ba.

Cafe thú cưng, cafe sách, quán theo concept: Cần có cộng đồng riêng và chiến lược xây dựng thương hiệu bài bản.

Hình Ảnh Minh Hoạ : Cafe thú cưng, cafe sách, quán theo concept

Gợi ý: Trước khi quyết định mô hình, hãy khảo sát ít nhất 1–2 tuần quanh khu vực bạn định mở quán. Quan sát đối thủ, giờ cao điểm, loại khách hàng thường xuyên – bạn sẽ thấy rõ nên đi theo hướng nào.

Bước 3: Thiết kế menu đúng hướng – dễ vận hành và có lãi

Menu không chỉ là danh sách món, mà còn là cốt lõi quyết định tỷ lệ lợi nhuận. Một menu tốt cần dễ pha chế, dễ dạy lại cho nhân viên, nguyên liệu dễ quản lý, và đặc biệt là hợp khẩu vị khách khu vực đó.

Bạn cần làm rõ 4 yếu tố:

Số lượng món hợp lý: Tầm 15–20 món là vừa. Nên có 1–2 món signature để tạo điểm nhớ thương hiệu.
Tính toán giá vốn – giá bán: Mỗi món nên để lại lãi gộp từ 50–60% trở lên (chưa tính chi phí vận hành).
Sắp xếp menu khoa học: Tách riêng dòng cafe – trà – đá xay – nước ép.
Thử phản ứng khách trước khai trương: Pha thử, mời bạn bè, hàng xóm uống và nhận phản hồi thực tế.

Menu càng rõ ràng từ đầu, bạn càng dễ setup quầy bar và đào tạo nhân viên vận hành.

Bước 4: Tuyển dụng và đào tạo nhân sự – nền tảng vận hành ổn định

Rất nhiều quán thất bại không phải do không có khách – mà vì nhân viên phục vụ kém, thái độ không tốt, hoặc không đủ người làm việc đúng giờ cao điểm.

Những điều cần chuẩn bị:

Lên trước số lượng nhân sự theo giờ và theo ca (sáng – chiều – tối).
Viết rõ bảng mô tả công việc: pha chế, phục vụ, thu ngân, vệ sinh…
Đào tạo kỹ năng cơ bản: order, giao tiếp, xử lý phản hồi, làm việc nhóm.

Tuyển người đúng sẽ giúp quán bạn nhẹ gánh hơn rất nhiều về sau, đặc biệt trong các tình huống khẩn cấp.

Bước 5: Ứng dụng công nghệ ngay từ lúc setup

Quản lý quán cafe mà chỉ ghi chép bằng sổ tay, rất dễ rơi vào thất thoát: nguyên liệu không kiểm soát, thu – chi không rõ ràng, nhân viên ra vào không theo ca…

Hãy cài đặt các phần mềm quản lý bán hàng, quản lý kho, chấm công từ sớm. Những công cụ như KiotViet, Sapo hoặc đơn giản là Google Sheets có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian và minh bạch trong vận hành.

Ngoài ra, đừng quên lập checklist hàng ngày cho nhân viên kiểm kê kho, vệ sinh quầy, chuẩn bị dụng cụ. Một quán sạch sẽ, quy trình trơn tru sẽ để lại ấn tượng tốt hơn bất kỳ bảng hiệu đẹp nào.

Bước 6: Truyền thông từ sớm – đừng để khách biết quán khi đã mở

Truyền thông không bắt đầu từ ngày khai trương. Nó bắt đầu từ ngày bạn bắt đầu… setup.

Trong suốt quá trình sửa quán, làm menu, thử đồ, bạn nên chụp ảnh, quay video và đăng dần lên fanpage, TikTok, Instagram. Mỗi bài đăng là một bước xây dựng câu chuyện thương hiệu.

Bạn có thể:

Tổ chức mini game đếm ngược khai trương
Mời KOL/food reviewer đến thử đồ uống

Đăng ký quán lên Google Maps và Foody sớm
Mời bạn bè tới chụp ảnh hậu trường và feedback sớm

Một quán được khách “nghe tới” trước khi mở – sẽ có lượng khách khởi đầu tốt hơn rất nhiều.

Bước 7: Soft Opening– giai đoạn kiểm nghiệm toàn bộ hệ thống

Soft Opening không phải là “khai trương sơ sơ” – mà là buổi chạy thử toàn diện cho quán.

Hãy mời khoảng 30–50 khách đầu tiên (người quen, khách khu vực) để dùng thử menu. Trong thời gian này, bạn nên quan sát:

Nhân viên có làm đúng quy trình không?
Có món nào bị phàn nàn? Có món nào được yêu thích nhất?
Tốc độ phục vụ đã ổn chưa?
Máy móc – quầy bar có bị kẹt lúc đông?

Sau 3–5 ngày soft opening, bạn nên điều chỉnh lại mọi thứ còn vướng – rồi mới chính thức Grand Opening. Việc này sẽ giúp quán tránh được “cú sốc” trong ngày khai trương đông khách.

Kinh Nghiệm Thực Tế Từ Người Đi Trước

1. Đừng quá cầu toàn – vì quán cafe không thể hoàn hảo ngay từ ngày đầu

Rất nhiều người mở quán lần đầu thường rơi vào tâm lý: phải chỉnh từng viên gạch, từng chiếc menu, từng bóng đèn cho đến khi cảm thấy “hoàn hảo mới dám khai trương”. Nhưng sự thật là: không một quán cafe nào trên đời khai trương đã hoàn hảo – và cũng không cần thiết như vậy.

Mọi chi tiết từ menu, decor, quy trình vận hành… đều chỉ thực sự “thấm” sau khi bạn vận hành vài tuần, có khách thật, có tình huống phát sinh. Việc bạn trì hoãn khai trương để chỉnh sửa liên tục sẽ khiến bạn tốn thêm chi phí mặt bằng, lương nhân viên, nguyên vật liệu và dễ rơi vào trạng thái kiệt sức.

Hãy nhớ: setup là hành trình dài hơi, không phải đích đến. Quan trọng nhất là bạn có một nền tảng đủ tốt để bắt đầu – và sẵn sàng điều chỉnh khi cần. Đôi khi, sự “chưa hoàn hảo” lại khiến bạn linh hoạt hơn với thị trường.

2. Phải linh hoạt xoay hướng – đừng cứng nhắc với những gì bạn đã vẽ ra trên giấy

Bạn có thể đã dành hàng tháng để lên menu, nghiên cứu thị trường, thử món signature… nhưng đến khi bán thật, khách lại thích món khác, hoặc phản hồi không tốt về món bạn kỳ vọng nhất. Đây không phải là thất bại – đây là tín hiệu cần thiết để bạn điều chỉnh.

Một trong những yếu tố làm nên sự thành công của người làm F&B là khả năng đọc được thị trường và xoay hướng nhanh. Có thể bạn muốn quán chuyên cold brew, nhưng khách lại chuộng trà kem. Có thể bạn đầu tư mạnh vào decor “nhiếp ảnh”, nhưng khách đến chỉ cần wifi mạnh và chỗ ngồi yên tĩnh.

Nếu bạn vẫn cố bám vào kế hoạch ban đầu một cách cứng nhắc, bạn sẽ bỏ lỡ cơ hội làm hài lòng nhóm khách đang thật sự mang lại doanh thu cho mình.

Hãy luôn nhớ: khách hàng là người vận hành quán giỏi nhất – miễn là bạn lắng nghe đủ kỹ.

3. Tài chính phải “thở được” ít nhất 3 tháng – vì lợi nhuận không đến ngay

Một trong những nguyên nhân khiến rất nhiều quán cafe đóng cửa sau 2–3 tháng đầu là vì… hết tiền mặt. Không phải vì khách không đến, mà vì doanh thu không về đủ nhanh để bù lại chi phí cố định như tiền thuê nhà, lương, nguyên vật liệu, khấu hao máy móc, marketing…

Thực tế, rất ít quán cafe có thể sinh lời trong 4–6 tuần đầu tiên. Dù bạn có lên kế hoạch chỉn chu đến đâu, vẫn sẽ có hàng loạt chi phí phát sinh: chậm giao nguyên liệu, máy móc trục trặc, nhân viên nghỉ đột xuất, hoặc đơn giản là lượng khách chưa đều.

Chính vì vậy, bạn cần chuẩn bị một khoản tiền mặt đủ để duy trì quán ít nhất 3 tháng mà không phụ thuộc vào doanh thu. Đây không phải là bi quan – mà là chuẩn bị đúng. Khi bạn không bị áp lực “chạy tiền mỗi ngày”, bạn sẽ có tâm thế sáng suốt để xử lý khủng hoảng, chăm sóc khách hàng, cải thiện món, đầu tư truyền thông…

Tiền không tạo ra chất lượng – nhưng thiếu tiền chắc chắn giết chết sự sáng tạo và khả năng xoay xở của bạn.

Tổng Kết

Mở quán cafe không chỉ là ước mơ – đó là một hành trình cần chuẩn bị kỹ càng, có chiến lược và bản lĩnh duy trì.

Bạn không cần bắt đầu với quán thật lớn. Nhưng nếu đi đúng từng bước, bạn hoàn toàn có thể biến một góc nhỏ thành một mô hình kinh doanh đáng tin cậy – nơi khách muốn quay lại không chỉ vì đồ uống, mà vì trải nghiệm bạn mang lại.